Da bekam ich eine E-Mail, mit der ich auf 5 Methoden aufmerksam wurde, wie du oder deine Mitarbeiter und Kollegen, mehr schaffen können - ihre Zeit produktiver nutzen können. (Inzwischen sind es 6)
Laut Meinung desjenigen, lösten diese zwar nicht das eigentliche Problem (unnötige Tasks auszuführen). Diese Methoden seien jedoch in sich richtig.
Erfahre jetzt Strategien und Tipps, mit denen sich die Produktivität steigern lässt.
Produktiv Arbeiten: 6 Techniken
Die Pomodore Technik
Das Konzept dahinter:
- Du hast eine größere Aufgabe.
- Unterteile diese in mehrere kleine Einzelaufgaben, die in Zeitfenstern von jeweils 25 Minuten abgearbeitet werden können.
- Nach jedem Zeitintervall, lege eine Pause ein.
Ziel ist das produktive Arbeiten und das erreichen eines Flows. Du bemerkst ob du im Flow bist daran, dass du dich voll und ganz, nur dieser Aufgabe hingibst. Dadurch kannst du einen Task effizient abarbeiten. Mit Hilfe dieses Modells arbeitest du mit der Zeit, statt gegen die Zeit.
Quelle: www.ergotopia.de
Die 60-30-60 Einteilung
Diese Methode ist von unserem natürlichen Biorhythmus abgeleitet. Sie schlägt den folgenden Arbeitsrhythmus vor:
- 50 Minuten Arbeit
- 10 Minuten Pause
- 50 Minuten Arbeit
- 30 Minuten Pause
Der Biorhythmus eines jeden Menschen ist verschieden, daher kann die Zeiteinteilung beliebig anders gewählt werden. Manche können 1 1/2 Stunden in Vorlesungen referieren, weil sie es sich antrainiert haben.
Die 50 Minuten fokussierte konzentrierte Arbeit schaffen einen spürbaren Unterschied.
- Wer zwei solcher Blöcke (1 Block = 2h Arbeit + 30 Minuten Pause) schafft, hat damit die maximale sinnvolle tägliche High-Performance Zeit für sich herausgeholt.
- Es lohnt sich, im Büro zu diesen Zeiten das Tonband einzuschalten, statt zu diesen Zeiten, Anrufe persönlich entgegenzunehmen. Die E-Mail-App kann man ebenfalls ausschalten.
- E-Mails lesen und schreiben, an Meetings teilnehmen, Telefonate führen, einfache Nebentätigkeiten. Diese Tätigkeiten führt man in den anderen Zeiten an.
Quelle: www.kisp.de
Die Alpen Methode
Das Ziel dieser Methode ist es, zu einem sinnvoll strukturierten Tagesplan zu gelangen, der sich aus 5 Schritten zusammensetzt.
- A = Aufgaben definieren
- L = Länge einschätzen
- P = Pufferzeiten einplanen
- E = Entscheidungen treffen
- N = Nachkontrolle
Tipps zu ALPEN:
- Aufgaben definieren: To-Do-Liste nutzen, am Vortag der Ausführung festlegen
- Länge abschätzen: den Aufwand realistisch einschätzen, konkrete Deadlines festlegen
- Pufferzeiten einplanen: aufgrund von Ablenkungen, Verzögerungen oder unerwarteten Unterbrechungen; Richtwert: 60% der Zeit konkret verplanen
- Entscheidungen treffen: welche Aufgaben müssen erledigt werden, welche lassen sich delegieren oder auslagern, welche können gestrichen werden
- Nachkontrolle: wurde das Ziel erreicht; welche Ziele wurden nicht erreicht - und warum nicht; war die Zeitplanung gut gewählt
Quelle: www.ionos.de
Was bei der Erledigung von Aufgaben recherchiert werden muss, sollte vorab erledigt sein, sodass man ohne Unterbrechungen, die Aufgaben abarbeiten kann.
Das Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ordnet verschiedene Aufgaben in eine Matrix ein, die aus vier Quadraten besteht:
wichtig und dringlich:
- sind sofort zu erledigen
- wirken sich auf die Ziele aus
- haben direkt Auswirkungen auf den Fortschritt des Projekts
wichtig und nicht dringlich:
- Aufgaben ohne Frist, die aber von Bedeutung sind
- Punkte die geplant werden müssen (falls nicht erledigt, werden sie später zu „wichtig und dringlich“)
unwichtig und dringlich:
- störende Elemente, wie Anrufe, E-Mails oder Chatnachrichten
- Anfrage von Kollegen, für die man sich kurz Zeit nehmen sollte
- Aufgaben die für andere wichtig sind, doch nicht für einen selbst
- Aufgaben die ggf. zu delegieren sind
unwichtig und nicht dringlich:
- unproduktive Tasks, schlechte Gewohnheiten
- Ablenkungen (Surfen im Internet, nicht relevante Hinweise oder Meldungen)
- Zögern, wodurch man den Flow verlässt
- Grübeln über etwas, was man nicht beeinflussen kann
Quelle: se-medien.ch
Die GTD Methode
Die „getting things done“ Methode. Soll nach anderer Erfahrung, sich als weniger geeignet herausgestellt haben. Das Ziel dabei ist, in möglichst wenig Zeit, extrem viel zu erreichen.
Man schafft klare Abläufe, wie und wann, Aufgaben erledigt werden:
- Abläufe werden schriftlich festgehalten, sodass der Kopf frei bleibt.
- Es werden zum Großteil nur wichtige Aufgaben erledigt.
- Durch die klare Struktur, werden Fehler vermieden.
Der Ablauf setzt sich aus 5 Schritten zusammen:
- Sammeln: alles schriftlich festhalten, z. B. auf einem Blatt Papier, alle hierfür nötigen Informationen zusammentragen. Achte auf Übersicht, sodass es sich später nicht als Chaos erweist, die Informationen dort wieder zu finden, wo sie sich eigentlich zuvor befanden.
- Verarbeiten:
(1) Lege fest, ob du die Aufgabe erledigen kannst.
(2) Wenn ja, wann.
(3) Lässt sich die Aufgabe jetzt in weniger als 2 Minuten erledigen, dann sofort erledigen. Ansonsten verschieben oder delegieren.
(4) Lässt sich die Ausgabe nicht erledigen, ggf. verwerfen oder die Sache später entscheiden. - Organisieren: Listen anlegen oder Checklisten,
Prioritätslisten wie „Als nächstes…“, „bis Zeitpunkt X erledigt“, „Irgendwann erledigen…“, „Erledigen falls ich es möchte“ - Durchsehen: Behalte den Überblick über die Listen, füge neue Aufgaben den Listen hinzu, mindestens 1x pro Woche durchsehen
- Erledigen: Was tust du als Nächstes? Hast du dazu alles nötige (alle Vorarbeit erledigt, geklärt; genügend Energie)? Setze Prioritäten: was ist sehr wichtig, was sollte bald erledigt sein, was hat auch Zeit für später
Die 2-Minuten-Regel ist wichtig. Diese Aufgaben werden sofort erledigt und nicht für später in die Planung eingetragen. Tasks die länger als 1/2 Stunde Zeit benötigen, sollten von Mitarbeitern immer zuvor geplant werden. Aufgaben die nur wenige Minuten (5-10+ Minuten) in Anspruch nehmen, können ebenfalls sofort erledigt werden.
Quelle: chargelife.de
Die 1-Task-pro-Tag Methode
Nachdem du eine Liste nach dem Eisenhower-Prinzip (siehe oben) mit wichtig & dringlich, sowie wichtig & nicht dringlich erstellt hast, füge diese Task's einem Wochenplan hinzu.
- Montag: Task 1 (bspw. aus der Liste wichtig & dringlich)
- Dienstag: Task 2
- Mittwoch: Task 3
- Donnerstag: Task 4
- Freitag: Task 5
Tag für Tag hakst du eine Aufgabe ab und kommst zügig vorwärts. Probiere es aus.
Fazit
Die Vorteile einer gesteigerten Produktivität sind vielfältig. Sie erfordern Engagement und Konzentration des Ausführenden, damit sie realisiert werden können.
Mache ausreichend Pausen, auch um für Abwechslung zu sorgen und den Körper mit Entspannungsübungen zu entlasten. Hier helfen verschiedene Übungen aus dem jeweiligen Bereich.
Wende diese Tipps an, um deine Produktivität steigern zu können. In diesem Beitrag findest du 6 Strategien, um Ablenkungen zu vermeiden.