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Kategoriearchiv für „Arbeitstechniken“
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Effektive Kommunikation auf den Punkt gebracht

Kennen Sie das?

  • Stundenlange Meetings ohne Resultate.
  • Dialoge ohne klares Gesprächsziel kombiniert mit ausführlichen Abschweifungen vom Thema.

Ich denke, wir alle haben uns schon einmal in einer solchen Situation wiedergefunden. Häufig fragt man sich danach…

  • Wieso hat es so lange gedauert?
  • Wieso habe ich nur wieder so viel meiner kostbaren Zeit verschwendet?
  • Wäre das nicht auch schneller gegangen?
  • Oder hätte ich mir das Ganze auch sparen können?

… und sucht nach einer Lösung. Ich habe einen Lösungsweg gefunden. Hier kommt er:

Was effektive Kommunikation bedeutet:

Effektive Kommunikation bedeutet, genau zu wissen, was man mit einem Gespräch kommunizieren möchte. Zu wissen, wie man dieses Gesprächsziel präzise und ohne falsche Interpretationsmöglichkeiten ausdrücken kann.

  • Schnell auf den Punkt kommen
    • Kein langes “drum herum”-Gerede.
    • Nach einer kurzen Einleitung lassen Sie die Katze aus dem Sack.
  • Zielgerichtete, fokussierte Kommunikation
    • Stellen Sie sich vorher die Fragen:
    • Wie sollen meine Worte beim Gegenüber wirken?
    • Welches Ziel möchte ich durch die Kommunikation erreichen?
  • Zuhören und Hinhören
    • Achten Sie auch auf die nonverbale Kommunikation (Gesichtsausdruck, Körpersprache, Tonfall), damit Sie Ihren Gesprächspartner besser einschätzen und besser auf ihn eingehen können.
  • Nachbereitung und Optimierung
    • Stellen Sie sich die Frage, …
      ob Themenpunkte, die besprochen wurden, überflüssig und nicht zielführend waren.
      ob sich diese Ziele auch durch eine effektivere Kommunikationsform (z. B. E-Mails statt Telefonate, Skype-Videotelefonate statt Vor-Ort-Konferenzen) erreichen ließen.

Tipps zur praktische Umsetzung:

Hebeln Sie Ihre ständige Erreichbarkeit aus.

Unerwartete Anfragen, seien es telefonische oder direkte (Bspw. Anfragen von Kollegen) sind extrem produktivitätsschädigend. Sie sind zwar stets erreichbar, doch es kann Sie jederzeit jemand unerwartet ablenken. Das war’s dann mit Ihrer zielorientierten Arbeitsweise.

Lösungen:

  • Setzen Sie auf einen Sekretariatsservice, der all Ihre Anfragen entgegennimmt und diese an Sie weiterleitet (per E-Mail) bzw. wichtige Anrufe sofort durchstellt, z. B. eBuero.
  • Setzen Sie auf eine persönliche Mailbox, die Ihre Anfragen entgegennimmt und Ihnen diese per E-Mail weiterleitet, z. B. IhreServiceNummer.

Persönliche Gespräche nach Termin:

Persönliche Gespräche sind wichtig. Doch entscheiden Sie sich dazu, dass Sie selbst bestimmen: Wo? Wann? und Wie lange?

Lösungen:

  • Vereinbaren Sie persönliche Gespräche per E-Mail.
    • Schlagen Sie gleich 2-3 passende Termine an unterschiedlichen Wochentagen zu unterschiedlichen Zeiten vor. So kommunizieren Sie vorausschauend, ersparen sich Rückfragen und erhalten von Ihrem Gesprächspartner sofort eine endgültige Entscheidung.
  • Setzen Sie auf einen Online-Terminvereinbarungs-Service wie AppointMind.
  • Erinnern Sie Ihre Gesprächspartner automatisiert an die mit Ihnen vereinbarten Termine, z. B. mit dem Service von Terminretter.

Was Ihnen effektive Kommunikation finanziell bringt:

  • Schnelle, erwünschte Resultate
    Sie wissen was Sie wollen und der Andere kann Ihnen somit genau das liefern.
  • Eine höhere Produktivität:
    Sie werden nicht mehr bei Ihrer Arbeit abgelenkt, sodass Sie Arbeiten viel schneller und konzentrierter erledigen können.
  • Eine effektivere Nutzung Ihrer Arbeitszeit
    Kommunizieren Sie vorausschauend und Sie sparen sich unnötige Rückfragen. Kommunizieren Sie zielorientiert und Sie kommunizieren fokussierter und schweifen weniger vom Kernthema ab.

Was effektive Kommunikation Ihren Geschäftspartnern bringt:

  • Sie sparen sich dadurch ebenfalls Zeit und werden Ihre Kommunikationsart zu schätzen wissen.
    Falls Sie Leute auf Honorarbasis bezahlen, werden diese gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Sie wissen, was Sie wollen und kommunizieren dies klar, was eine zufriedenstellende Umsetzung erleichtert.

Abschließende Worte

Es ist immer möglich, eine Effektivitätssteigerung zu erzielen. Sie werden außerdem immer Bereiche finden, die Sie produktiver gestalten können. Vielleicht haben Sie sich schon während dem Lesen Gedanken darüber gemacht, in welchen Bereichen Ihres Geschäfts Sie etwas verändern wollen.

Wenn genau das passiert ist, hat dieser Artikel seinen Zweck erfüllt.

Artikelbildquellenangabe: Vive la Palestina (Picasaweb/Google)

  • 28. März 2013
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E-Mail Management mit GMail – Zeit sparen und den Überblick behalten

Vor zwei Wochen habe ich einen Unternehmer kennengelernt, der sich darüber beklagt hat, dass sein E-Mail Postfach fast täglich durchflutet wird. 20 bis 50 E-Mails pro Tag sind keine Seltenheit. Ich habe ihm daraufhin einmal mein E-Mail-Postfachsystem (mit GoogleMail) vorgestellt und er fand es sehr interessant. Da dieses Thema für jeden Online-Marketer relevant ist, möchte ich auch Ihnen diese Lösung nicht vorenthalten.

Als Beispiel dazu sehen Sie hier ein Postfach von mir, in dem Newsletter diverser Online-Marketer landen. Alle diese E-Mails landen nicht mehr wie früher in meinem Posteingang, sondern jeweils nach Absender oder Kategorie sortiert in Unterordnern.

Als zweites Beispiel die E-Mails von Facebook, die mich täglich erreichen. Auch diese landen automatisch in einem Unterordner.

Ich bin mir sicher, vielen von Ihnen geht es heute noch genauso wie mir vor 2 Jahren. Ein unbeschreibbares Chaos an E-Mails ist im Posteingang und man sieht nur einmal pro Tag rein und sucht sich das wesentliche heraus.

Doch ab heute ändert sich das. Ich zeige Ihnen nun das System, mit dem ich bei mir die Ordnung wiederhergestellt habe.

Dafür nutze ich die Labels und Filter von Googlemail. Ich zeige Ihnen die Vorgehensweise anhand der Erstellung einer Filterung von allen E-Mails, die ich von Facebook erhalte.

Schritt 1 – Ein neues Label anlegen:

  • Öffnen Sie das Untermenü Labels
  • Auf “Neues Label erstellen” klicken. Es öffnet sich ein Popup.
  • In diesem den Labelnamen eintragen und mit “Erstellen” bestätigen.
  • Das Label ist nun angelegt.

Schritt 2 – Ein Unterlabel für Facebook anlegen:

  • Selbe Vorgehensweise. Nur aktivieren Sie diesmal den Haken bei “Label einordnen unter”. Damit erschaffen Sie eine hierarchische Ordnerstruktur.

Schritt 3: Die Filterung einrichten

Alle Facebook E-Mails aus dem Posteingang filtern und in den Unterordner “Facebook Nachrichten” einsortieren.

  • Öffnen Sie das Untermenü Filter und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neuen Filter erstellen”. Sie sehen nun folgendes Popup.

  • Geben Sie im “Von“-Feld die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse ein, die Sie filtern möchten. Sehen Sie dazu in den jeweiligen Mails nach, wie diese lautet. Bei Facebook ist es @facebookmail.com. Es reicht, wenn Sie die Domain nach dem @-Zeichen eintragen. Somit werden alle Mails mit dieser Endung gefiltert.
  • Genauso können Sie im “Von”-Feld einen Namen eintragen, z. B. “Vorname Nachname” (mit Anführungszeichen!) oder “Name des Unternehmens”. Somit können Sie E-Mails von wichtigen Geschäftspartnern automatisiert vorsortieren.
  • Klicken Sie auf “Filter mit diesen Suchkriterien erstellen”.
  • Es öffnet sich ein weiteres Menü mit Einstellungsmöglichkeiten. Außerdem sehen Sie im Hintergrund, welche E-Mails von dem gerade angelegten Filter betroffen sein werden.

Ich empfehle Ihnen, die im Screenshot zu sehenden Einstellungen zu wählen.

  • “Posteingang überspringen” bedeutet, Ihre E-Mails werden nur noch als ungelesen im jeweilig angelegten Unterordner angezeigt. Nicht mehr im normalen Posteingang.
  • “Label anwenden” ist zu aktivieren, da ansonsten die E-Mails nur noch über die Suchfunktion abrufbar sind.
  • “Filter auch auf passende Konversationen anwenden” sorgt dafür, dass auch auf bereits erhaltene E-Mails der Filter angewendet wird. Ansonsten gilt der Filter nur für zukünftige E-Mails.

Die Einrichtung ist, nach Bestätigung des Buttons “Filter erstellen”, abgeschlossen.

Schritt 4 (ergänzend)

Die jeweiligen Unterordner auch per E-Mail Abruf via IMAP anzeigen. Beispielsweise für den mobilen Abruf der E-Mails über das Smartphone.

  • Gehen Sie dazu in die Labelseinstellungen und aktivieren Sie die Haken “In IMAP anzeigen” an den gewünschten Stellen.
  • Falls Sie hierarchische Sortierungen verwenden, müssen Sie die Haken auch bei allen übergeordneten Labels aktivieren. Selbst wenn diese Labels keine Nachrichten enthalten.

Fazit

Da ich für meine E-Mail-Verwaltung voll auf Googlemail setze, hat mich die Einrichtung mehrere Stunden Zeit gekostet. Doch trotz des hohen zeitlichen Aufwands lohnt sich das System. Einmal eingerichtet erfordert es nur minimalen weiteren Verwaltungsaufwand. z. B. wenn man sich in einen weiteren Newsletter einträgt. Der gewonnene Überblick ist enorm und ich kann mich auf die für mich wichtigen E-Mails konzentrieren. Auch die starke Ablenkung verschwindet und ich sehe genau, wie jeder Marketer sein Listbuilding betreibt.

 

  • Updated 20. November 2016
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So treffen Sie die richtige Entscheidung

Voraussetzungen, um Entscheidungen treffen zu können:

  • ein konrektes, genau festgelegtes Ziel
  • ein festgelegter Zeitraum, bis zu dessen Zeitraum das Ziel erreicht ist

Warum benötigen Sie ein konkretes Ziel?

Ohne konkretes, genau festgelegtes Ziel können Sie keine richtigen Entscheidungen treffen. Eine “richtige Entscheidung” bedingt ein von Ihnen selbst als “richtig” bestimmtes Ziel. Ein Ziel, das Sie für sich selbst festgelegt haben.

Warum benötigen Sie einen festgelegten Zeitraum?

Ohne festgelegten Zeitraum werden Sie nie wissen, wie viel Zeit Sie (z. Bsp. wöchentlich) für die Erreichung Ihres Ziels investieren müssen bzw. wie viel Zeit Ihnen noch zur Erreichung des Ziels zur Verfügung steht.

Die Schritte nach der Definition Ihrer Ziele

Eine Entscheidung zu treffen bedeutet, zu einer Möglichkeit “Ja” (Entscheidung für etwas) oder “Nein”(Entscheidung gegen etwas) zu sagen.

Übertragen auf Ihre Ziele ist das Treffen einer Entscheidung nun einfach, wie ich Ihnen am unten genannten Beispiel erläutern werde.

Möglichkeit A:

Angenommen, “Möglichkeit A” unterstützt Sie bei der Erreichung Ihres festgelegten Ziels. In diesem Fall entscheiden Sie sich für “Möglichkeit A”.

Möglichkeit B:

Angenommen, “Möglichkeit B” bietet Ihnen für die Erreichung Ihrer Ziele keinerlei Mehrwerte und Vorteile. In diesem Fall entscheiden Sie sich gegen “Möglichkeit B”.

Was ist der Krux an der Sache

Entscheidungen zu treffen wäre super-einfach, hätten wir nur 1 einziges Ziel, auf das wir uns konzentrieren.

In der Praxis sieht es so aus, dass wir mehrere Ziele zur selben Zeit verfolgen. Daher treffen wir auch vermehrt Entscheidungen.

Jede Entscheidung erfordert im Normalfall Arbeitseinsatz (Wenn nicht von uns selbst, dann von Dritten, z. B. eigenen Mitarbeitern oder Honorarkräften). Uns selbst stehen nur 24 Stunden an Zeit täglich zur Verfügung.

Wenn wir also zu viele Ziele zur selben Zeit verfolgen, können wir umso weniger Entscheidungen je Ziel treffen.

Wenn wir nur wenige Ziele zur selben Zeit verfolgen, können wir mehr Entscheidungen je Ziel treffen.

Der Schlüssel zum Treffen der richtigen Entscheidung – Prioritäten setzen

Wenn Sie viele Ziele gleichzeitig verfolgen, setzen Sie Prioritäten für einzelne Ziele fest. Somit stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre wichtigsten Ziele schnell die richtigen Entscheidungen treffen.

Seien Sie in einem guten Zustand

Treffen Sie Entscheidungen in einem guten Zustand. Diesen Zustand erkennen Sie daran, dass Sie sich gut fühlen, gelassen sind und keine negativen Gefühle wie z. B. Wut, Ärger, Neid oder Angst empfinden.

Auch in einem allzu beflügelten Zustand sollten Sie besser keine bedeutenden Entscheidungen treffen, da es Ihnen dann passieren kann, dass Sie die Dinge zu wenig hinterfragen.

Ohne das Treffen von Entscheidungen gibt es keinen Fortschritt

Wenn Sie nichts entscheiden, ändern Sie nichts. Sie belassen heute alles beim alten – und da Sie sich nur im “heute” entscheiden können, bleibt auch in Zukunft alles so, wie es bereits ist.

Entscheiden Sie sich für eine Sache / für ein Produkt / für eine Dienstleistung / für eine Zusammenarbeit, wenn Sie für die Erreichung Ihrer Ziele förderlich ist – und dagegen, falls dies nicht der Fall ist.

Denken Sie daran, dass Sie nur Entscheidungen treffen können, wenn Sie auch die nötige Zeit für die Umsetzung einplanen können, die eine Entscheidung bewirkt.

Treffen Sie Ihre nächste Entscheidung…

  • bewerten Sie diesen Artikel
    oder
  • geben Sie Ihren eigenen Senf zum Thema “Treffen der richtigen Entscheidung” in einem Kommentar unterhalb des Artikels ab.
Treffen Sie Ihre Entscheidung. Ich freue mich auf Ihren Self (obwohl.. Mayonaise wäre mir lieber 😉 )

Viele Grüße,
Matthias Szilagyi

  • 20. Februar 2012
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Langschreibweise vs. Kurzschreibweise

Beim Publizieren von Inhalten entscheiden Sie sich i.d.R. automatisch für eine der beiden Formen oder eine Mischform aus beiden. In diesem Artikel möchte ich Ihnen die Vor- und Nachteile dieser beiden Schreibweisen gegenüberstellen.

Langschreibweise (Fließtext)

Typische Merkmale:

  • 3-4 Zwischenüberschriften
  • Wenig Absätze
  • Lange Sätze

Vorteile:

  • Beschreibung bis ins kleinste Detail
  • Komplexe Sachverstände ausführlich erläutern
  • gewünschte Bilder im Kopf der Leser “ablaufen” lassen
  • Viele Informationen, leichtere SEO-Optimierung der Texte

Nachteile:

  • Erhöhter Zeitaufwand, um den Artikel zu erstellen
  • Es entstehen leichter Rechtschreib- und Grammatikfehler
  • wirkt sehr textlastig
  • Höherer Widerstand bei den Lesern, den Artikel ganz zu lesen

Anregung:

  • Artikel mit Bildern und/oder Videos auflockern
  • Einzelne Zwischenüberschriften mit Unterüberschriften besser strukturieren
    • Zwischenüberschrift 1
      (Text)

      • Unterüberschrift 1
        (Text)
        Absatz
        (Text)
        Absatz
        (Text)
      • Unterüberschrift 2
        (Text)
        Absatz
        (Text)
    • Zwischenüberschrift 2
      • Unterüberschrift 1
        (Text)
      • Unterüberschrift 2
        (Text)
        Absatz
        (Text)
    • usw.

Kurzschreibweise (stichpunktartig)

Typische Merkmale:

  • 5-6 Zwischenüberschriften
  • Viele Absätze, Aufzählungen, Nummerierungen
  • Kurze Sätze

Vorteile:

  • Artikel ist schneller fertiggestellt
  • Artikel liest sich leicht
  • Der Leser erfährt das Wichtigste in kürzester Zeit
  • Fördert das eigene Denken
    • Stichpunkte und Aufzählungen sind vorgegeben
    • Der eigentliche Inhalt entsteht im Kopf der Leser

Nachteile:

  • Zusammenhänge zwischen einzelnen Punkten werden nicht jedem klar
  • Keine Überleitungen zwischen einzelnen Abschnitten
  • Artikel geht meist nicht so sehr ins Detail
  • evtl. nötiges Basiswissen zu diesem Thema sollte den Lesern bekannt sein

Anregung:

  • Stichpunktartige Erklärungen durch Beispiele veranschaulichen
  • Zu einzelnen Aufzählungen, bei denen nicht jedem klar, was gemeint ist, einen Hinweistext zur Erklärung setzen

Fazit:

Je nach Thema und Art der Verwendung des Textes

  • Blogbeitrag
  • Verkaufstext
  • eBook-Kapitel
  • Messe-Vortrag
  • PowerPoint-Vorlage

ist es besser die Langschreibweise zu verwenden oder die Kurzschreibweise. Sich banal auf eine Methode festzulegen oder sich generell für eine Methode zu entscheiden, wäre ein Fehler.

Eine weitere Möglichkeit ist es, beide Schreibweisen miteinander zu kombinieren.

3 zusätzliche Praxis-Tipps zum Schluss:

  • Schreiben Sie so, wie es zu Ihnen passt. Sie sitzen nicht mehr in der Schule und schreiben einen Aufsatz.
  • Schreiben Sie leicht verständliche, kurze Sätze. (Keine 3x verschachtelte Nebensätze)
  • Vereinfachen Sie Sachverhalte. Verkomplizieren schafft jeder (siehe HGB, BGB, …)

Für Ihren Erfolg! Liebe Grüße
Matthias Szilagyi

  • 17. Januar 2012
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Konzentration auf eine einzige Sache

 Klares Ziel – klarer Fokus

  • Konzentrieren Sie Ihre Energie, Ihren Arbeitseinsatz immer auf genau 1 Sache.
  • Legen Sie das Endresultat fest, dass Sie mit Ihrem Tun erreichen wollen
    • z. B. alle eingehenden E-Mails beantworten, einen Artikel schreiben, im Internet recherchieren
  • Legen Sie eine Zeit fest, in der Sie die Aufgabe erledigen werden (z. B. 1/2 Stunde)
  • Schalten Sie alle möglichen Störquellen aus.
    • Radio, Telefon, Handy, Chat- und Mailprogramme
    • Vergessen Sie alles, um sich herum, es gibt in diesem Augenblick nur Sie selbst und Ihre eine Aufgabe.
  • Wenn Sie Ihren Kopf nicht frei bekommen, schreiben Sie sich auf, woran Sie gerade immer Denken müssen.

Was Ihnen diese Vorgehensweise bringt:

  • Sie sind mit Ihren Arbeiten viel schneller fertig.
  • Sie machen dabei weniger Fehler, weil Sie konzentriert (ohne Ablenkungen) arbeiten.
  • Sie arbeiten produktiver, da Sie sich nicht wie nach jeder Ablenkung erst wieder gedanklich in Ihre Aufgabe vertiefen müssen.

Sie müssen nicht immer verfügbar sein

Kommen Sie weg vom Gedanken, immer verfügbar zu sein. In der Zeit von mobiler Telefonie und kostenlosen Online-Messenger werden wir dazu verführt, immer und überall erreichbar zu sein.

Sparen Sie sich bares Geld:

  • Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen Sie erreichbar sind. z. B. Montag bis Freitag zwischen 14 und 17 Uhr.
  • Schalten Sie Ihr Telefon während der anderen Zeiten auf Lautlos und legen Sie sich einen Anrufbeantworter zu, der Ihre Anrufe entgegennimmt, während Sie effektiv an Ihrer Aufgabe weiterarbeiten.
  • Setzen Sie auf die Kommunikation per E-Mail. Sie ermöglichen es somit auch anderen, effektiv mit ihrer Zeit umzugehen. E-Mails kann jeder zu jedem Zeitpunkt abrufen und beantworten, an dem es ihm beliebt.
  • Trennen Sie Ihre Internetverbindung und arbeiten Sie offline, wo es geht. Falls das nicht geht, schließen Sie alle Programme, die regelmäßig Informationen aus dem Internet abrufen (Browser, MSN-Messenger, Skype, Outlook, …)

3 Tipps zum Schluss

  • Konzentrieren Sie sich (wo immer es Ihnen möglich ist) auf eine Sache.
  • Erledigen Sie mehrere Aufgaben nacheinander und nicht parallel nebeneinander.
  • Eliminieren Sie Störfaktoren (wo immer es Ihnen möglich ist).

To-Do Empfehlung:

Schreiben Sie einen Zeitplan, in dem Sie festlegen, zu welcher Zeit Sie welcher Tätigkeit nachgehen.

Eine Mustervorlage stelle ich Ihnen zum Download bereit.

Wochenplan (Word 2007-2010, Pages kompatibel)
Wochenplan (Word 97-2003 kompatibel)

Für Ihre Produktivität & Ihren Erfolg!

Liebe Grüße
Matthias Szilagyi

  • 5. Januar 2012
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