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E-Mail Management mit GMail – Zeit sparen und den Überblick behalten

Vor zwei Wochen habe ich einen Unternehmer kennengelernt, der sich darüber beklagt hat, dass sein E-Mail Postfach fast täglich durchflutet wird. 20 bis 50 E-Mails pro Tag sind keine Seltenheit. Ich habe ihm daraufhin einmal mein E-Mail-Postfachsystem (mit GoogleMail) vorgestellt und er fand es sehr interessant. Da dieses Thema für jeden Online-Marketer relevant ist, möchte ich auch Ihnen diese Lösung nicht vorenthalten.

Als Beispiel dazu sehen Sie hier ein Postfach von mir, in dem Newsletter diverser Online-Marketer landen. Alle diese E-Mails landen nicht mehr wie früher in meinem Posteingang, sondern jeweils nach Absender oder Kategorie sortiert in Unterordnern.

Als zweites Beispiel die E-Mails von Facebook, die mich täglich erreichen. Auch diese landen automatisch in einem Unterordner.

Ich bin mir sicher, vielen von Ihnen geht es heute noch genauso wie mir vor 2 Jahren. Ein unbeschreibbares Chaos an E-Mails ist im Posteingang und man sieht nur einmal pro Tag rein und sucht sich das wesentliche heraus.

Doch ab heute ändert sich das. Ich zeige Ihnen nun das System, mit dem ich bei mir die Ordnung wiederhergestellt habe.

Dafür nutze ich die Labels und Filter von Googlemail. Ich zeige Ihnen die Vorgehensweise anhand der Erstellung einer Filterung von allen E-Mails, die ich von Facebook erhalte.

Schritt 1 – Ein neues Label anlegen:

  • Öffnen Sie das Untermenü Labels
  • Auf „Neues Label erstellen“ klicken. Es öffnet sich ein Popup.
  • In diesem den Labelnamen eintragen und mit „Erstellen“ bestätigen.
  • Das Label ist nun angelegt.

Schritt 2 – Ein Unterlabel für Facebook anlegen:

  • Selbe Vorgehensweise. Nur aktivieren Sie diesmal den Haken bei „Label einordnen unter“. Damit erschaffen Sie eine hierarchische Ordnerstruktur.

Schritt 3: Die Filterung einrichten

Alle Facebook E-Mails aus dem Posteingang filtern und in den Unterordner „Facebook Nachrichten“ einsortieren.

  • Öffnen Sie das Untermenü Filter und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Filter erstellen“. Sie sehen nun folgendes Popup.

  • Geben Sie im „Von„-Feld die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse ein, die Sie filtern möchten. Sehen Sie dazu in den jeweiligen Mails nach, wie diese lautet. Bei Facebook ist es @facebookmail.com. Es reicht, wenn Sie die Domain nach dem @-Zeichen eintragen. Somit werden alle Mails mit dieser Endung gefiltert.
  • Genauso können Sie im „Von“-Feld einen Namen eintragen, z. B. „Vorname Nachname“ (mit Anführungszeichen!) oder „Name des Unternehmens“. Somit können Sie E-Mails von wichtigen Geschäftspartnern automatisiert vorsortieren.
  • Klicken Sie auf „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“.
  • Es öffnet sich ein weiteres Menü mit Einstellungsmöglichkeiten. Außerdem sehen Sie im Hintergrund, welche E-Mails von dem gerade angelegten Filter betroffen sein werden.

Ich empfehle Ihnen, die im Screenshot zu sehenden Einstellungen zu wählen.

  • „Posteingang überspringen“ bedeutet, Ihre E-Mails werden nur noch als ungelesen im jeweilig angelegten Unterordner angezeigt. Nicht mehr im normalen Posteingang.
  • „Label anwenden“ ist zu aktivieren, da ansonsten die E-Mails nur noch über die Suchfunktion abrufbar sind.
  • „Filter auch auf passende Konversationen anwenden“ sorgt dafür, dass auch auf bereits erhaltene E-Mails der Filter angewendet wird. Ansonsten gilt der Filter nur für zukünftige E-Mails.

Die Einrichtung ist, nach Bestätigung des Buttons „Filter erstellen“, abgeschlossen.

Schritt 4 (ergänzend)

Die jeweiligen Unterordner auch per E-Mail Abruf via IMAP anzeigen. Beispielsweise für den mobilen Abruf der E-Mails über das Smartphone.

  • Gehen Sie dazu in die Labelseinstellungen und aktivieren Sie die Haken „In IMAP anzeigen“ an den gewünschten Stellen.
  • Falls Sie hierarchische Sortierungen verwenden, müssen Sie die Haken auch bei allen übergeordneten Labels aktivieren. Selbst wenn diese Labels keine Nachrichten enthalten.

Fazit

Da ich für meine E-Mail-Verwaltung voll auf Googlemail setze, hat mich die Einrichtung mehrere Stunden Zeit gekostet. Doch trotz des hohen zeitlichen Aufwands lohnt sich das System. Einmal eingerichtet erfordert es nur minimalen weiteren Verwaltungsaufwand. z. B. wenn man sich in einen weiteren Newsletter einträgt. Der gewonnene Überblick ist enorm und ich kann mich auf die für mich wichtigen E-Mails konzentrieren. Auch die starke Ablenkung verschwindet und ich sehe genau, wie jeder Marketer sein Listbuilding betreibt.

 

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  • Updated 20. November 2016
Matthias Szilagyi
 

Matthias Szilagyi ist Onlinemarketer. Es macht ihm Spaß, Produkte zu bewerben sowie Wissen und Erfahrungen weiterzugeben. Das ganze nebenberuflich und stressfrei.

  • Toller Artikel Matthias,
    ich denke es wäre nun wirklich mal an der Zeit auch solche Labels einzurichten um der Flut der E(G)mails mal Herr zu werden.
    Hatte dies zwar schon länger vor, aber dieser Artikel bewegt mich endlich dazu dies auch umgehend umzusetzen.

    Übrigens hats du wiklich tolle Artikel auf deinem Blog, gratuliere ! – speziell die Mehrwertreihe finde ich sehr gelungen.

    Gruß und weiter so,
    Alexander

    • Matthias sagt:

      Hallo Alexander,

      Danke für dein Feedback. Labels und Filter anlegen ist bei mir ein fortlaufender Prozess. Alleine Labels für Online-Marketing Newsletter habe ich aktuell >40 angelegt. Es macht auch seit dem ich das System nutze viel mehr Spaß. Probier es aus, auch dir wird das System gefallen.

      Diese Methode hat vor allem auch den Vorteil, dass man gute Leute mehr unterstützen kann. Man sieht sofort auf einen Blick: Schickt mir jemand nur Werbung oder bringt er wirklich immer mal wieder guten Content. Ohne Filterung war das früher immer ein Informations-Overflow.

      Wenn dir die Mehrwertreihe gefällt, freut mich das natürlich besonders. Du kannst auch dort direkt deine Meinung zu äußern. Ich werde die Artikelqualität beibehalten und weiterhin mein Bestes geben.

  • Hallo,

    ein sehr interessanter Artikel. Ich benutze auch schon länger GMail und das Arbeiten mit Labels kann ich nur jeden empfehlen. Das schöne an den Labels ist, dass man mehrere Labels gleichzeitig nutzen kann. Das kann man z.B. in einer normalen Ordnerstruktur nicht.

    In diesem Sinne

    Viel Erfolg

    Thomas Brettniger

    • Yapp – und das Ganze sogar, ohne das mehrfach gelabelte Mails auch mehrfach existieren. So wächst der belegte Speicher nicht, weil man die Mail ja nicht in 2 Ordner ablegt sondern lediglich doppelt labelt.

      LG
      Boris

      • @Boris Schäfer genau, dass hatte ich vergessen.

        GMail bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten – eigentlich müßte man darüber einen eigenen Artikel oder besser noch eine Artikelserie schreiben.

        Empfehlenswert ist auf jeden Fall das Buch „Getting ORGANIZED in the Google ERA von Douglas C. Merrill

  • Willem sagt:

    Geniale Hinweise. Vielen Dank!

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