Kennen Sie das?
- Stundenlange Meetings ohne Resultate.
- Dialoge ohne klares Gesprächsziel kombiniert mit ausführlichen Abschweifungen vom Thema.
Ich denke, wir alle haben uns schon einmal in einer solchen Situation wiedergefunden. Häufig fragt man sich danach…
- Wieso hat es so lange gedauert?
- Wieso habe ich nur wieder so viel meiner kostbaren Zeit verschwendet?
- Wäre das nicht auch schneller gegangen?
- Oder hätte ich mir das Ganze auch sparen können?
… und sucht nach einer Lösung. Ich habe einen Lösungsweg gefunden. Hier kommt er:
Was effektive Kommunikation bedeutet:
Effektive Kommunikation bedeutet, genau zu wissen, was man mit einem Gespräch kommunizieren möchte. Zu wissen, wie man dieses Gesprächsziel präzise und ohne falsche Interpretationsmöglichkeiten ausdrücken kann.
- Schnell auf den Punkt kommen
- Kein langes „drum herum“-Gerede.
- Nach einer kurzen Einleitung lassen Sie die Katze aus dem Sack.
- Zielgerichtete, fokussierte Kommunikation
- Stellen Sie sich vorher die Fragen:
- Wie sollen meine Worte beim Gegenüber wirken?
- Welches Ziel möchte ich durch die Kommunikation erreichen?
- Zuhören und Hinhören
- Achten Sie auch auf die nonverbale Kommunikation (Gesichtsausdruck, Körpersprache, Tonfall), damit Sie Ihren Gesprächspartner besser einschätzen und besser auf ihn eingehen können.
- Nachbereitung und Optimierung
- Stellen Sie sich die Frage, …
ob Themenpunkte, die besprochen wurden, überflüssig und nicht zielführend waren.
ob sich diese Ziele auch durch eine effektivere Kommunikationsform (z. B. E-Mails statt Telefonate, Skype-Videotelefonate statt Vor-Ort-Konferenzen) erreichen ließen.
- Stellen Sie sich die Frage, …
Tipps zur praktische Umsetzung:
Hebeln Sie Ihre ständige Erreichbarkeit aus.
Unerwartete Anfragen, seien es telefonische oder direkte (Bspw. Anfragen von Kollegen) sind extrem produktivitätsschädigend. Sie sind zwar stets erreichbar, doch es kann Sie jederzeit jemand unerwartet ablenken. Das war’s dann mit Ihrer zielorientierten Arbeitsweise.
Lösungen:
- Setzen Sie auf einen Sekretariatsservice, der all Ihre Anfragen entgegennimmt und diese an Sie weiterleitet (per E-Mail) bzw. wichtige Anrufe sofort durchstellt, z. B. eBuero.
- Setzen Sie auf eine persönliche Mailbox, die Ihre Anfragen entgegennimmt und Ihnen diese per E-Mail weiterleitet, z. B. IhreServiceNummer.
Persönliche Gespräche nach Termin:
Persönliche Gespräche sind wichtig. Doch entscheiden Sie sich dazu, dass Sie selbst bestimmen: Wo? Wann? und Wie lange?
Lösungen:
- Vereinbaren Sie persönliche Gespräche per E-Mail.
- Schlagen Sie gleich 2-3 passende Termine an unterschiedlichen Wochentagen zu unterschiedlichen Zeiten vor. So kommunizieren Sie vorausschauend, ersparen sich Rückfragen und erhalten von Ihrem Gesprächspartner sofort eine endgültige Entscheidung.
- Setzen Sie auf einen Online-Terminvereinbarungs-Service wie AppointMind.
- Erinnern Sie Ihre Gesprächspartner automatisiert an die mit Ihnen vereinbarten Termine, z. B. mit dem Service von Terminretter.
Was Ihnen effektive Kommunikation finanziell bringt:
- Schnelle, erwünschte Resultate
Sie wissen was Sie wollen und der Andere kann Ihnen somit genau das liefern. - Eine höhere Produktivität:
Sie werden nicht mehr bei Ihrer Arbeit abgelenkt, sodass Sie Arbeiten viel schneller und konzentrierter erledigen können. - Eine effektivere Nutzung Ihrer Arbeitszeit
Kommunizieren Sie vorausschauend und Sie sparen sich unnötige Rückfragen. Kommunizieren Sie zielorientiert und Sie kommunizieren fokussierter und schweifen weniger vom Kernthema ab.
Was effektive Kommunikation Ihren Geschäftspartnern bringt:
- Sie sparen sich dadurch ebenfalls Zeit und werden Ihre Kommunikationsart zu schätzen wissen.
Falls Sie Leute auf Honorarbasis bezahlen, werden diese gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Sie wissen, was Sie wollen und kommunizieren dies klar, was eine zufriedenstellende Umsetzung erleichtert.
Abschließende Worte
Es ist immer möglich, eine Effektivitätssteigerung zu erzielen. Sie werden außerdem immer Bereiche finden, die Sie produktiver gestalten können. Vielleicht haben Sie sich schon während dem Lesen Gedanken darüber gemacht, in welchen Bereichen Ihres Geschäfts Sie etwas verändern wollen.
Wenn genau das passiert ist, hat dieser Artikel seinen Zweck erfüllt.
Artikelbildquellenangabe: Vive la Palestina (Picasaweb/Google)
Da ich mich gerade für einen Artikel in meinem Blog mit Kommunikation beschäftige, fehlt mir bei Ihren Tipps das Element der Empathie vollkommen.
Kommunikation findet doch zwischen zwei Menschen und nicht zwischen zwei Robotern statt. Begriffe wie Effizienz und Effektivität spiegeln aber nur eine geschäftliche Distanziertheit wider. Vertrauen wird so meines Erachtens nicht aufgebaut.
Ein Sekretariatsservice ist sicher eine gute Idee. Aber auch hier ist es wichtig, dass eine Bindung zum Unternehmen besteht, das sich in einem Gespräch und der damit verbundenen Leistung widerspiegelt. Dies machen übrigens auch freiberufliche Sekretärinnen, die sich mit dem Unternehmen identifizieren, das sie vertreten, weil sie die Ansprechpartner oft persönlich kennen.
Hallo Astrid,
danke für Deine Rückmeldung. Es ist mir sehr wichtig, wie der Artikel rüberkommt. Natürlich ist mit „effektiv“ nicht gemeint, Menschen als Roboter oder reine Arbeitskräfte anzusehen. Das funktioniert nicht. Es ist meiner Meinung nach wichtig, sich gegenseitig wertzuschätzen, ehrlich Lob und Kritik zu kommunizieren und bei einer Zusammenarbeit sich auch persönlich auszutauschen.
Was auch eine bedeutende Rolle spielt ist die Einschätzung seines Gesprächspartners. Hierfür kann ich nur jedem die folgende Lektüre ans Herz legen: „Ich weiß wie du tickst“ von Martin Betschart. Sehr gut geschrieben und sehr hilfreich für die erste Einschätzung.
Gerade wenn es wichtige Angelegenheiten sind, ist es von Vorteil, persönlich (oder alternativ telefonisch / per Skype) zu kommunizieren. Nicht nur wegen der schnelleren Rückmeldung, sondern vor allem deshalb, weil man auf diese Weise viel mehr von seinem Gegenüber wahrnimmt und somit auch besser auf ihn eingehen und ihn einschätzen kann. Und nicht nur zuhören ist dabei gefragt, sondern vor allem Hin-Hören. Denn wer nur auf das Wort alleine achtet, kommuniziert oft am anderen vorbei, was dazu führt, dass kein Vertrauen entstehen kann. Vertrauen entsteht immer dann, wenn wir wissen, dass uns unser Gegenüber versteht, uns zuhört, unser Anliegen ernst nimmt, darauf eingeht, Rückfragen stellt und wir bei ihm das Gefühl haben, er hilft uns unseretwegen und nicht nur seinetwegen.
Was auch noch eine gute Möglichkeit ist, ist beide Kommunikationsformen miteinander zu verbinden oder zu variieren. Sprich: Ist der Erstkontakt per E-Mail entstanden, setzt man beim 2. Kontakt auf ein telefonisches Gespräch.
Eine Universalmethode für „effektive Kommunikation“ herauszuarbeiten, ist nicht möglich. Es ist so, wie Du bereits treffend geschrieben hast: „Kommunikation findet zwischen 2 Menschen statt“ – und noch dazu spielen mehrere Faktoren eine Rolle. z. B. ob man jemanden schon länger kennt, in welcher Position sich sein Gegenüber befindet und welche Gepflogenheiten branchenspezifisch üblich sind.